① 需求汇总：采购单位根据需求汇总的结果，报批采购预算（确认书或采购计划），采购计划审核确认后，从财政内网定向导入到外网交易平台-政采云。

② 询价单内部审核：询价单创建后，采购单位管理岗人员进行审核，流程模板可以对审核岗位进行定制，最多支持三岗审核：部门负责岗、财务岗、单位负责岗，至少要保留一岗审核；审核完毕后，业务系统会自动推送询价信息到满足要求的供应商，同时询价公告公布到政采云网站电子卖场-在线询价首页上，便于供应商及时获取到询价信息。

③ 供应商报价（响应商务要求）：

满足条件：政采云注册供应商且必须要经过注册申请初审后，且满足询价单里设置的供应商要求范围；

报价入口：第一，通过政采云网站电子卖场-在线询价首页点击报价；第二，登录业务系统后查看报价单进行报价；

对采购商品进行报价和响应：首先，选择响应方式；选择商品响应方式（根据采购人的采购需求，从供应商已发布的普通商品库中选择商品，响应商品类目、品牌、型号以及技术参数值），或者手工响应（如果供应商未发布类似商品，手工填写品牌、型号，以及参数值），如果采购需求有建议品牌以及型号的话，应该优先选择；其次，针对单品报单价，自动计算总价；最后对商品技术参数进行响应（结果分为：符合/正偏离/负偏离，负偏离项数有要求）；

对商务要求进行响应：必须响应，否则无法完成报价；

支持重复报价：在报价有效时间范围内，可以多次报价；但必须将上一次报价撤销后，才能发起新的报价； 报价结果以最后一次报价为准。

④ 报价结果有效规则判断：

供应商针对每个商品的报价要小于或等于每个商品的控制价格，否则视为无效报价信息；

若询价单是采购人自行发起的询价，系统在计算成交结果时，必须要求至少要有三家供应商报价才能成为有效报价（可以区划配置），但是若该询价连续两次失败后（可以区划配置失败次数），则在第三次询价时则只要有一家供应商报价，也可按成交规则成交；

若是由协议供货竞价失败转过来的询价单，系统在计算成交结果时，如果供应商的报价低于采购人的竞价采购时的委托价，则有一家供应商报价，询价也可成交，即没有要求必须要三家供应商报价才能成交。

⑤ 选择预成交供应商方式：

手动成交：报价截至后，系统会把所有参加报价的供应商按照“最低报价”原则，按照先后顺序依次罗列出来，采购经办人手动选择成交供应商。

自动成交：报价截至后，系统会按照“最低报价”原则推荐出预成交供应商。

⑥ 特殊事项备案：如果采购经办人选择了非第一候选供应商，并且所选报价超过了最低报价的20%（可区划配置），则要求填写不选非第一候选供应商的原因，同时需报采购监管部门进行特殊事项备案确认。

⑦ 线下签订合同盖章：供应商起草合同，采购经办人线上确认审核合同内容后，供应商从线上下载合同文件，双方线下签订合同并盖章；采购人审核时可以选择自动备案线上合同文件（未盖章），也可以等线下签订后手动备案（上传线下合同文件作为附件进行备案）。目前内网备案，不要求合同文件必须盖章，但是手动备案时可以将线下签订文件作为附件上传并备案。